МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ УКРАИНЫ

ПИСЬМО

от 27.01.2012 г. N 31-08410-07-27/1808

О требованиях к первичным документам, созданным в электронном виде

Министерство финансов Украины на Ваш запрос относительно ведения бухгалтерского и налогового учета сообщает.

В соответствии с Законом Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" (далее - Закон) первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь обязательные реквизиты, определенные пунктом 2 статьи 9 Закона.

В соответствии с пунктом 6 статьи 9 Закона в случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.

Порядок создания, приема и отражения предприятиями в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов установлен Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 N 88 (далее - Положение).

Согласно пункту 2.3 Положения первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

В соответствии с пунктом 6.4 Положения первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в форме, дающей возможность проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть меньше срока, установленного для соответствующих документов на бумаге.

В соответствии с частью второй статьи 19 Конституции Украины органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны действовать только на основании, в пределах полномочий и способом, которые предусмотрены Конституцией и законами Украины. Разъяснения нормативных актов могут предоставляться органами, которые их издали, или по согласованию с ними другим органом, если иное не установлено непосредственно органом, издавшим нормативно-правовой акт.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности в архиве предприятия, учреждения определяется согласно нормативно-правовому акту по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденному центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

В связи с этим для предоставления разъяснения положений приказа Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 N 41 "Об утверждении Перечня типовых документов" предлагаем обратиться в Государственную архивную службу Украины.

Для разъяснения вопросов применения первичных документов, созданных в электронном виде, для целей налогообложения, Министерство финансов Украины направило Государственной налоговой службе Украины соответствующий запрос, по итогам рассмотрения которого вы будете проинформированы дополнительно.