На нашому підприємстві кошти на відрядження видаються на зарплатні картки працівників. При перевірці ДПІ встановила, що в авансових звітах відсутні чеки про зняття готівки з банкомату. Хочуть штрафувати. Чи правомірно це?

ВІДПОВІДЬ: ні, штрафи не правомірні.

Є два способи видачі коштів під звіт, або на відрядження: 1) з каси підприємства та 2) шляхом перерахування коштів на картковий рахунок працівника. В першому випадку підзвітні особи подають до бухгалтерії звіт з підтвердними документами. В другому, крім звіту до бухгалтерії подаються документи про одержання готівки з карткового рахунку, серед яких є і чек банкомата. Про це нам говорить пункт 2.12 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 року №637 (надалі - Постанова №637).

Та от підстави для штрафів за порушення цього пункту відсутні. Розглянемо ситуацію як зі сторони підзвітної особи (працівника), так і підприємства.

З позиції підзвітної особи в законодавстві немає заборони використати власні кошти, а пізніше отримати готівку з банкомату.

По - перше, отримані безготівкові кошти переходять у власність отримувача з дати валютування (п. 1.3 ст. 1 Закону України «Про платіжну систему та переказ коштів»). Розпорядження своєю власністю право працівника, яке може бути обмежене лише законом (ч. 7 ст. 319 Цивільного кодексу України). Не важко збагнути, що Постанова №637 не є законом. Тому вона не може встановлювати будь - які обмеження. Тобто, працівник може використати свої кошти і пізніше надати документ про отримання готівки.

По-друге, чек містить банківську таємницю та персональні дані підзвітної особи. На чеках більшості банкоматів висвітлюється не тільки сума отриманих коштів, але і залишок на рахунку. Тобто, в них є дані про фінансово - економічний стан клієнта банку, які становлять банківську таємницю. Працівник має повне право не розголошувати свою банківську таємницю (п. 1 ч. 1 ст. 62 Закону України «Про банки і банківську діяльність»).

Не треба залишати поза увагою факт наявності в чеках персональних даних підзвітної особи. Тож, збирання цих документів можна кваліфікувати як обробку персональних даних. Така обробка повинна відбуватися на підставі згоди особи (п. 2 ч. 1 ст. 11 Закону України «Про захист персональних даних»).

Відтак, працівник може подати заяву про відмову надати чеки. Це досить сміливий крок, який, як вважаємо, відповідає законодавству.

З позиції підприємства в законодавстві немає норми, яка б передбачала штрафну санкцію за порушення пункту 2.12 Постанови №637. Зазвичай перевіряючі намагаються застосувати штраф у розмірі 25 % від виданих готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів. Така норма є в абзаці 5 ст. 1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкції за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 року №436/95 (надалі - Указ №436/95).

Щоб з'ясувати що являє собою згадане «повне звітування» звернімося до законодавства. Пункт 2.12 Постанови №637 нам говорить: «довірені особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про отримання готівки з карткового рахунку».

Тобто, до звіту прикладають («звіт подають разом із») підтвердження про оплату. Документи про отримання коштів подаються та до звіту не прикладаються (подаються «також»).

Аналогічний висновок слідує і з форми авансового звіту, яка затверджена наказом Мінфіну №1276 від 05.12.2012 року. В табличці на зворотному боці звіту перераховуються додатки. Як видно з форми, ними можуть бути документи на підставі яких заплачено підзвітною особою.

Не встановлює обов'язку щодо надання документів про отримання готівки ані Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена Наказом Мінфіну №59 від 13.03.1998 року, ані пункт 140.1.7 Податкового кодексу України.

З цього висновок - «повне звітування» відбувається за умови подання звіту та всіх додатків (документів про витрачання готівки). Як наслідок, за ненадання підтвердження про отримання коштів штрафи не передбачені. Подібну думку можна знайти і в судовій практиці (ухвали Вищого адміністративного суду України від 15.10.2012 року по справі № К-47639/09 та від 06.02.2013 року по справі №К-14253/09).

Сподіваємось, що вказані аргументи допоможуть заощадити власні нерви, а також кошти на штрафи, якщо не в ході перевірки, то хоча б у суді.

Андрейко Олександр, юрист

e-mail: Andrejko_sasha@ukr.net